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표준대로 일하기

INTERESTS 2014.01.06 15:44 Posted by Dale

 

 

<Figure2.표준화 >  출처: Wikipedia

 

 

표준(Standard)대로 일하기.

 

혹시,

타 부서로 부터 전해받은 양식이 사용되는 양식과 상이하고, 

승인권자의 승인을 모두 득하지 않은 채로 내 부서로 넘어오거나, 

일정을 지키지 않는 등 업무의 낭비요소들이 발생하고, 

이로 인해 고객불만(품질불량, 납기미준수 등)이 꾸준히 발생되어오고 있지는 않은가요?

그렇다면 표준화(Standardization)에 대해 고민해 볼 필요가 있습니다.


표준화를 하면 일반적으로 절차, 방법, 기준, 용어, 양식 등을 표준화하여 표준대로 업무가 진행 됩니다.

그렇다면 이렇게 표준화가 완료되고 나면 일하는 모습은 어떻게 바뀌게 될까요?


표준화 前

내가 알고 있는 또는 선배에게 인수인계받은 업무기준과 절차, 양식을 사용하여 업무를 진행하고, 

승인을 득함.

인수인계를 잘 못 받거나, 혹은 중간에 내 편의를 위해 업무 절차를 임의로 변경하거나, 

사용중인 양식이 불편하여 항목 등을 임의로 수정하여사용하고, 

스스로 판단하여 결재권자를 지정하여 승인을 받는 일들이 발생하며, 

이는 품질, 납기 등 고객불만이 발생하는 원인이 될 수 있습니다. 



표준화 後

표준화된 업무기준(사용설비 별 기준, 업무담당, 업무 시간 등)을 지키며,

표준화된 업무절차(업무의 순서)에 따라,

표준화된 방법(SOP: Standard Operation Procedure) 및 양식(Forms & terms)을 사용하여 일하고,

표준화된 전결기준에 따라 승인권자에게 보고/승인을 득하는 것.


표준에 명시된 절차와 방법대로 일하게 되며, 고객불만 발생 요소가 현저히 줄어듭니다. 

업무 수행 중 개선대상이 발생하면, 표준을 개정하고 표준개정에 대한 승인을 득하여 

개선을 실시하게 됩니다. 개선은 업무를 수행하며, 지속적으로 이루어지게 됩니다.

(표준화는 단순히 표준을 만드는 것으로 끝나는 것이 아니라, 실제 적용/준수 후 

이 결과를 다시 표준에 반영하는 순환구조로 이루어져야 합니다.)

더불어 해당 업무를 모르는 사람이 업무를 인수인계 받더라도 기본적인 업무수행이 가능합니다. 


프로세스 관리는 어떻게 이루어지는지는 아래의 Life Cycle을 참조하시기 바랍니다. 


<Figure2. 프로세스 관리의 Life Cycle>


① 프로세스에 대한 전체적 Big Picture 정립(Define Processes, Process Asset Library)
② 전략과 핵심 관리 대상 프로세스 선정 과정의 연계
③ 표준 준수 및 성과 유지를 위한 프로세스 자동화
④ 프로세스 성과의 측정/모니터링 체계수립
⑤ 문제 해결을 위한 프로세스 개선 방법론의 연계

⑥ 개선 결과의 지속적인 유지 및 통제 방안 수립






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프로세스의 개념

INTERESTS 2013.11.20 12:07 Posted by Dale

 

프로세스의 개념


Process Thinking

Process in Corporations

"A process is a specific ordering of activities across time and place, 
 with a start and a finish and explicit inputs and outputs"
 - Davenport-

Processes are how organizations provide products and services to their customers


기업은 "업무프로세스의 집합체"이며, 기업활동은 목표 달성을 위한 "프로세스의 실행", 
기업의 성과는 "업무 프로세스 실행의 결과"로서 설명이 가능합니다. 


결국 Process Excellency는 기업 경쟁력의 핵심이며,
이러한 프로세스의 정리, 생성, 개선, 적용에 이르는 Process Management의 과정은 기업의 
혁신/개선활동의 주된 대상이 되어오고 있습니다. 




Process Management의 현실

지난 20여년간 대부분의 기업들은 ERP, DSS, KMS등 데이터의 관리와 사용에 주목해왔습니다. 
상대적으로 많은 기업들이 프로세스를 어떻게 잘 관리할 것인가에 대한 노력은 아직 초보적인 수준입니다.

The Problems: Managing business procsesses
Thomas W. Malon(MIT) - Using process - based tool in consulting

In the last decade or two, most companies use of data has been transformed through 
initiatives like decision support system, information resource management, data repositories, enterprise resource planning systems, and most recently knowledge management. It is now hard to find a large successful company that has not made significant progress in computerizing and integrating their data across the company. Many companies, for example, now have extensive customer histories available on-line to the service representatives who help customers on the phone. Some leading companies are deriving significant additional benefits from "mining" their corporate data foe detailed insight into which customers and which products are most profitable

compared to their use of data, however, most companies today art still very primitive in the ways they manage their processes. Business processes are inconsistent across applications, locations, functions, and divisions(1). Few people understand how their work relates to the overall processes in which they participate(2). Even though process maps, task documentation, and job aids exist in isolates cases, most knowledge about how things are -or should be- done is stored incompatible and disconnected ways(3). Usually this knowledge is not even written down at all, but exists in people's head(4)

(1) 업무 프로세스가 지역, 조직, 시스템 간에 일관성이 없음. 
(2) 소수만이 자신의 업무와 연관된 전체 프로세스를 이해하고 있음.
(3) 프로세스맵, 업무관련문서, 업무매뉴얼 등이 분산되어 존재하고 서로 단절되어있으며, 일치하지 않음
(4) 대개의 경우 프로세스 관련 지식은 기록되지 않고 작업자의 머리속에만 존재하고 있음. 




어떻게 프로세스를 관리할까?

프로세스를 관리하는 방법으로는 표준화/자산화 및 BPM 도입이 있습니다. 
이를 통해 얻을 수 있는 이득은 다음과 같습니다. 

(1) 프로세스 표준 수립 및 작업 표준의 상세화를 통한 Operation/communication Error 방지
(2) 표준준수의 강제화 업무자동화/ 시스템화를 통한 Operation/communication Error 방지
(3) 프로세스 모니터링 체계 및 대응체계 강화를 통한 Communication/Management Error 방지
(4) 사실에 근거한 개선활동의 일상화를 통한 
Communication/Management Error 방지
=> 프로세스를 정의하고 프로세스 대로 업무를 수행하도록 통제하며, 현황을 적시에 파악하여, 
    현상을 개선해 나가는 체계 마련

※Error
   i) Operation Error: 작업자의 잘못된 판단, 작업방법에 의해 품질저하 및 재작업 유발
   ii) Communication Error: 관련공정/ 부서 간 업무 혼선으로 인한 중복, 누락, 지연 유발
   iii) Management Error : 업무관리/개선능력 미비로 인한 병목 발생 및 효율 저하


Fig1. 프로세스 정의(모델링 툴을 활용한  프로세스 표준화/자산화)





프로세스 표준화의 예를 들면, 쉽게는 Ford자동차의 컨베이어 벨트 도입을 들 수 있겠습니다. 

Fig2. FORD자동차 컨베이어벨트 

포드는 이를 통해 아래와 같은 효과를 얻을 수 있었습니다. 

- 업무의 정형화/가시화
- Activity level의 R/R을 분명하게 담당자에게 Assign
- 작업 방법의 상세화/표준화(업무 매뉴얼 및 관련문서)
- 일을 찾아가는 방식에서 일이 작업자를 찾아오는 방식으로 전환
- 후 공정에 대한 Service Level(시간/품질)의 준수 강제화


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[미래포럼] 스마트워크를 위한 소프트웨어 경쟁력을 확보하자



현재 서비스 산업에서 스마트라는 단어가 여러 곳에서 사용되고 있는데, 아직까지 스마트라는 인식은 하드웨어에만 집중되어 있는 것이 현실로 보인다. 그 중에서도 특히 ‘스마트워크’가 ‘스마트워크센터’ ‘스마트오피스’ ‘스마트워크룸’ 등의 이름으로 많이 회자되고 있다. 최근에는 스마트폰의 열풍과 더불어 ‘스마트 모바일오피스’에 대한 관심도 높아지고 있다.

국내에서는 스마트워크를 종래의 사무실 개념을 탈피해 언제 어디서나 편리하게 효율적으로 업무에 종사할 수 있도록 하는 미래지향적인 업무환경 개념으로 주로 말한다. 이를 위해선 광대역 무선망의 접근성 확보, 스마트폰 등 무선 단말 확대 등의 물리적 기반 구축과 소규모 사업장을 대상으로 모바일 스마트워크 서비스의 시범 도입 등이 우선시되며 정부 주도로 진행 중이다. 이러한 스마트워크 인프라의 구축 노력에 덧붙여 스마트폰 및 통신인프라 등의 하드웨어에 집중하지 않도록 소프트웨어와 균형있게 발전돼야 하며, 소프트웨어에 있어서도 기본적인 의사소통이나 원격회의 솔루션뿐만 아니라 협업관리 및 기업 업무지원 시스템도 매우 중요하다는 것을 강조하고 싶다.

우리나라에서도 다음과 같은 소프트웨어 분야의 발전이 있어야 진정한 스마트워크 인프라 구축이 가능하다. 첫째로, IT 활용 패러다임을 엔터테인먼트에서 업무 효율성 및 생산성 제고로 변화해야 한다는 것이다. 스마트폰으로 각광받는 모바일의 진화를 현재처럼 개인적인 재미에 치중하기보다는 다양한 디바이스에 흩어진 커뮤니케이션 도구들을 효과적으로 통합해 기업의 커뮤니케이션 시간을 단축하는 데 활용해야 한다.

둘째로는 업무 효율성 및 생산성 제고를 위해서는 이메일, 메신저, 영상회의 등의 단순 의사소통을 위한 협업 솔루션을 넘어 일하는 방식의 변화를 가져오는 다양한 협업관리 솔루션 도입이 필요하다. 협업과제 관리, 일정 관리, 프로젝트 관리, 워크플로 및 지식관리 솔루션 등의 협업을 효과적으로 관리할 수 있는 소프트웨어가 필요하다.

셋째로는 기업의 생산성을 높이기 위한 다양한 기업 업무지원 솔루션이 일하고 싶은 장소/시간에 편리하게 원격지에서 지원될 수 있는 형태의 서비스로 개발·보급돼야 한다. 이를 위해서는 기존의 기업 업무지원시스템이 원격지에서 쉽게 근무지와 동일한 환경으로 사용될 수 있게 일차적으로 가상화 기반의 시스템으로 구성돼야 하나 장기적으로는 클라우드 서비스의 개발 및 보급이 필요할 것으로 보인다.

마지막으로, 이러한 협업관리 솔루션이나 기업 업무지원 시스템이 정말 똑똑하게 일하는 방식을 지원하기 위해서는 시장의 변화에 대응하여 비즈니스 프로세스 및 모델의 신속한 수정을 가능하게 하는 형태로 지원되어야 한다. 현재는 비즈니스 프로세스 관리(BPM)와 서비스지향 아키텍처(SOA)로 대표되는 비즈니스 프로세스 플랫폼이 이러한 신속하고 유연한 IT를 구축할 수 있게 해준다.

국가적으로 스마트워크와 관련된 인프라를 구축하고 확산하는 것은 저탄소 녹색성장을 위한 합리적이고 유연한 인프라를 제공하고, 업무 효율성과 생산성의 향상을 통한 국가경쟁력 강화를 도모하는 중요한 일이다. 그래서 국가적으로 스마트워크 인프라를 구축하면서 ‘소프트웨어 강국 도약 전략’과 연계해 스마트워크 서비스에 필요한 소프트웨어의 발굴 및 구축에 집중적인 투자를 한다면, 클라우트 컴퓨팅 인프라 및 다양한 기업 업무용 애플리케이션의 클라우드 서비스 개발 등에서 세계적 경쟁력을 확보할 수 있을 것이다.

안유환 네오피엠 대표이사 ywahn@neopm.co.kr
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