Who makes them better

 

 

<Figure2.표준화 >  출처: Wikipedia

 

 

표준(Standard)대로 일하기.

 

혹시,

타 부서로 부터 전해받은 양식이 사용되는 양식과 상이하고, 

승인권자의 승인을 모두 득하지 않은 채로 내 부서로 넘어오거나, 

일정을 지키지 않는 등 업무의 낭비요소들이 발생하고, 

이로 인해 고객불만(품질불량, 납기미준수 등)이 꾸준히 발생되어오고 있지는 않은가요?

그렇다면 표준화(Standardization)에 대해 고민해 볼 필요가 있습니다.

표준화를 하면 일반적으로 절차, 방법, 기준, 용어, 양식 등을 표준화하여 표준대로 업무가 진행 됩니다.

그렇다면 이렇게 표준화가 완료되고 나면 일하는 모습은 어떻게 바뀌게 될까요?

표준화 前

내가 알고 있는 또는 선배에게 인수인계받은 업무기준과 절차, 양식을 사용하여 업무를 진행하고, 

승인을 득함.

인수인계를 잘 못 받거나, 혹은 중간에 내 편의를 위해 업무 절차를 임의로 변경하거나, 

사용중인 양식이 불편하여 항목 등을 임의로 수정하여사용하고, 

스스로 판단하여 결재권자를 지정하여 승인을 받는 일들이 발생하며, 

이는 품질, 납기 등 고객불만이 발생하는 원인이 될 수 있습니다. 

표준화 後

표준화된 업무기준(사용설비 별 기준, 업무담당, 업무 시간 등)을 지키며,

표준화된 업무절차(업무의 순서)에 따라,

표준화된 방법(SOP: Standard Operation Procedure) 및 양식(Forms & terms)을 사용하여 일하고,

표준화된 전결기준에 따라 승인권자에게 보고/승인을 득하는 것.

표준에 명시된 절차와 방법대로 일하게 되며, 고객불만 발생 요소가 현저히 줄어듭니다. 

업무 수행 중 개선대상이 발생하면, 표준을 개정하고 표준개정에 대한 승인을 득하여 

개선을 실시하게 됩니다. 개선은 업무를 수행하며, 지속적으로 이루어지게 됩니다.

(표준화는 단순히 표준을 만드는 것으로 끝나는 것이 아니라, 실제 적용/준수 후 

이 결과를 다시 표준에 반영하는 순환구조로 이루어져야 합니다.)

더불어 해당 업무를 모르는 사람이 업무를 인수인계 받더라도 기본적인 업무수행이 가능합니다. 

프로세스 관리는 어떻게 이루어지는지는 아래의 Life Cycle을 참조하시기 바랍니다. 

<Figure2. 프로세스 관리의 Life Cycle>

 

프로세스의 개념

Process Thinking

Process in Corporations

"A process is a specific ordering of activities across time and place, 
 with a start and a finish and explicit inputs and outputs"
 - Davenport-

Processes are how organizations provide products and services to their customers

기업은 "업무프로세스의 집합체"이며, 기업활동은 목표 달성을 위한 "프로세스의 실행", 
기업의 성과는 "업무 프로세스 실행의 결과"로서 설명이 가능합니다. 

결국 Process Excellency는 기업 경쟁력의 핵심이며,
이러한 프로세스의 정리, 생성, 개선, 적용에 이르는 Process Management의 과정은 기업의 
혁신/개선활동의 주된 대상이 되어오고 있습니다. 

Process Management의 현실

지난 20여년간 대부분의 기업들은 ERP, DSS, KMS등 데이터의 관리와 사용에 주목해왔습니다. 
상대적으로 많은 기업들이 프로세스를 어떻게 잘 관리할 것인가에 대한 노력은 아직 초보적인 수준입니다.

The Problems: Managing business procsesses
Thomas W. Malon(MIT) - Using process - based tool in consulting

In the last decade or two, most companies use of data has been transformed through 
initiatives like decision support system, information resource management, data repositories, enterprise resource planning systems, and most recently knowledge management. It is now hard to find a large successful company that has not made significant progress in computerizing and integrating their data across the company. Many companies, for example, now have extensive customer histories available on-line to the service representatives who help customers on the phone. Some leading companies are deriving significant additional benefits from "mining" their corporate data foe detailed insight into which customers and which products are most profitable

compared to their use of data, however, most companies today art still very primitive in the ways they manage their processes. Business processes are inconsistent across applications, locations, functions, and divisions(1). Few people understand how their work relates to the overall processes in which they participate(2). Even though process maps, task documentation, and job aids exist in isolates cases, most knowledge about how things are -or should be- done is stored incompatible and disconnected ways(3). Usually this knowledge is not even written down at all, but exists in people's head(4)

(1) 업무 프로세스가 지역, 조직, 시스템 간에 일관성이 없음. 
(2) 소수만이 자신의 업무와 연관된 전체 프로세스를 이해하고 있음.
(3) 프로세스맵, 업무관련문서, 업무매뉴얼 등이 분산되어 존재하고 서로 단절되어있으며, 일치하지 않음
(4) 대개의 경우 프로세스 관련 지식은 기록되지 않고 작업자의 머리속에만 존재하고 있음. 

어떻게 프로세스를 관리할까?

프로세스를 관리하는 방법으로는 표준화/자산화 및 BPM 도입이 있습니다. 
이를 통해 얻을 수 있는 이득은 다음과 같습니다. 

(1) 프로세스 표준 수립 및 작업 표준의 상세화를 통한 Operation/communication Error 방지
(2) 표준준수의 강제화 업무자동화/ 시스템화를 통한 Operation/communication Error 방지
(3) 프로세스 모니터링 체계 및 대응체계 강화를 통한 Communication/Management Error 방지
(4) 사실에 근거한 개선활동의 일상화를 통한 Communication/Management Error 방지
=> 프로세스를 정의하고 프로세스 대로 업무를 수행하도록 통제하며, 현황을 적시에 파악하여, 
    현상을 개선해 나가는 체계 마련

※Error
   i) Operation Error: 작업자의 잘못된 판단, 작업방법에 의해 품질저하 및 재작업 유발
   ii) Communication Error: 관련공정/ 부서 간 업무 혼선으로 인한 중복, 누락, 지연 유발
   iii) Management Error : 업무관리/개선능력 미비로 인한 병목 발생 및 효율 저하

Fig1. 프로세스 정의(모델링 툴을 활용한  프로세스 표준화/자산화)

프로세스 표준화의 예를 들면, 쉽게는 Ford자동차의 컨베이어 벨트 도입을 들 수 있겠습니다. 

Fig2. FORD자동차 컨베이어벨트 

포드는 이를 통해 아래와 같은 효과를 얻을 수 있었습니다. 

- 업무의 정형화/가시화
- Activity level의 R/R을 분명하게 담당자에게 Assign
- 작업 방법의 상세화/표준화(업무 매뉴얼 및 관련문서)
- 일을 찾아가는 방식에서 일이 작업자를 찾아오는 방식으로 전환
- 후 공정에 대한 Service Level(시간/품질)의 준수 강제화

과외중



올 해는 배우는 것이 많아 바쁘다.

1월~2월 동안에는 컨설팅 회사에 있으면서 통계학을 기초부터 공부했다.

3월~4월 동안에는 JAVA를 배우고자 혼자서 공부하면서 SCJP를 취득했다.
그리고, 주말에 학원을 9시간씩 다니면서 ORACLE OCP공부를 했다.

4월~5월에는 사업계획을 짜면서 사업계획서 쓰는법과, 기획서 작성법 공부를 했다.

5월~6월에는 다른 신규사업의 내부용 사업계획서를 작성하면서 시간을 보냈다.
그리고, 오전에는 7시 반 부터 중국인 직장동료에게 중국어를 배우고 있다.
사내 아이디어 제안을 받아 평가를 하고 있다. 그러면서 다양한 것을 배운다.

6월 말이 다가온 지금은 사내 BPM도입을 위한 교육을 가게되면서 더불어
예전에 사 놓은 핸디 PMG 임홍순 이사님이 쓰신 '프로세스 경영'도 새로 읽는다.


많은 공부를 하고 있었구나.
내가 이렇게 머리가 좋았나?
한가지만 해야 하는데 ;;